Mitä tehdä kun firman liikevaihto tuplaantui mutta IT-kulut viisinkertaistui? Yleensä firmojen IT-laskuihin piiloutuu kuluja, joita ei huomaa tai viitsi karsia. Tässä blogissa käsitellään niistä 4 yleisintä.
Firman toiminta on kasvussa ja niin on IT-kulutkin? Luonnollinen yhtälö mutta miksi IT-kustannukset ovat nousseet 5 kertaisiksi vaikka firman liikevaihto on vain 2 kertaistunut? Tämä on yleinen pohdinnan aihe monille yrityksille, jotka yrittävät tasapainottaa kasvua ja tehokkuutta. IT-investoinnit ovat olennaisia liiketoiminnan kehittämisen ja skaalautumisen kannalta, mutta niiden kustannusten hallinta voi olla haastavaa.
Kasvun myötä yritykset huomaavat, että vaikka teknologia tarjoaa uusia mahdollisuuksia, se tuo mukanaan myös lisääntyviä kuluja, jotka voivat kasvaa nopeammin kuin yrityksen tulos antaa. Tässä blogissa on tarkoitus tarjota syvällistä tietoa ja käytännönläheisiä neuvoja siitä, kuinka yritykset voivat optimoida IT-kulunsa säilyttäen samalla palvelun laadun ja parantaen työntekijöiden tuottavuutta.
Tiedätkö mitä kaikkia lisenssejä sinulla on käytössä?
Kun yrityksen kasvu näkyy paitsi tuloksessa myös kasvavina IT-kustannuksina, on aika kääriä hihat ja tarttua härkää sarvista – erityisesti silloin, kun kyseessä ovat ohjelmistolisenssit. Nämä näennäisen pienet kulut voivat muodostua huomattaviksi menoeriksi, mutta hyvällä suunnittelulla ja tarkastelulla on mahdollista saavuttaa säästöjä ilman, että se vaikuttaa IT-infrastruktuuriin negatiivisesti.
Katsaus yrityksen ohjelmistolisenssien nykytilanteeseen voi paljastaa yllättäviä faktoja: onko kaikkia lisenssejä todella tarpeen ylläpitää? Ei ole harvinaista, että yrityksissä maksetaan ohjelmistoista, joita ei enää käytetä tai joiden ominaisuuksia ei hyödynnetä täysmääräisesti. Tämä havainto tarjoaa ensimmäisen mahdollisuuden kustannustehokkuuteen: karsi tarpeettomat lisenssit ja maksa vain niistä lisensseistä, jotka tuottavat todellista arvoa liiketoiminnalle.
Esim. Yrityksessä X oli valittu Microsoft 365 E5 -paketti kaikille työntekijöille, mikä alun perin vaikutti järkevältä valinnalta, koska se tarjosi kaikki mahdolliset työkalut ja turvallisuusominaisuudet kasvavalle firmalle. Paketti sisältää monipuolisia toimintoja, kuten kehittyneet analytiikka- ja turvatoiminnot. Ajan myötä firmassa kuitenkin havaittiin, että suurin osa näistä erikoisominaisuuksista ei ollut lainkaan käytössä yrityksessä, sillä työntekijöiden tarpeet keskittyivät pääasiassa perus Office-sovelluksiin. Kuitenkaan E5 -paketin tilausta ei koskaan peruttu, sillä firmassa ajateltiin, että kyllä joku vielä sitä käyttäisi… Näin on tapahtunut monelle firmalle ja he maksavat turhasta kuukausittain.
Katso tästä Microsoftin eri lisenssipakettien selitteet
Lisenssien tarkka ja strateginen hallinta vaatii toki aikaa ja paneutumista, mutta sen tuomat hyödyt ovat selkeät. Tehokkaalla suunnittelulla ja ratkaisevilla valinnoilla on mahdollista vähentää IT-kuluja merkittävästi samalla ylläpitäen yrityksen nykyisestä suorituskykytasosta kiinni.
Kun yritykset siirtyvät yhä enemmän pilvipohjaisiin ratkaisuihin, yksi yllättävän merkittäväksi kasvava kustannuserä on pilvitallennustila. Vaikuttaa ehkä pieneltä yksityiskohdalta, mutta kun data kertyy, niin tekevät myös IT-kustannukset.
Tarkka tietoisuus siitä, mitä pilvessä säilytetään, on tärkeää. Liiketoiminnan harjoittaminen tuo mukanaan jatkuvasti uutta dataa - asiakastietoja, projektidokumentaatioita, markkinointimateriaaleja ja paljon muuta. Kiusaus pitää kaikki "varmuuden vuoksi" on ymmärrettävä, mutta se voi johtaa turhaan kuluerään, joka ei lisää arvoa. Siksi säännöllinen datan karsiminen, arkistointi ja poistaminen vanhentuneesta tai tarpeettomasta tiedosta on kriittinen askel tallennustilan ja kustannusten optimoinnissa.
Toinen ”varmuuden vuoksi” – tapaus tulee ilmi ostetun tallennustilan määrässä. Jos yriykselläsi on dataa 20 teratavun edestä, mihin tarvitset 100 teran tallennuskapasiteettia? Tällainen ylimitoitettu kapasiteetti voi tuntua turvalliselta valinnalta, mutta todellisuudessa se on usein tarpeetonta, kalliiksi käyvää ylellisyyttä. Kuten budjetin suunnittelussa yleensäkin, tarkkuus ja realistinen arvio tarpeista johtavat kustannustehokkaisiin päätöksiin ja tätä kautta säästöihin yrityksen IT-ympäristössä.
IT-tuki voi olla hyöty sekä haitta...
"IT-tuki on vain pakollinen paha?" Tämä kysymys saattaa herättää keskustelua monissa yrityksissä, mutta todellisuudessa IT-tuki on paljon enemmän kuin vain välttämätön kulu. IT-tuen rooli on kriittinen yrityksen jokapäiväisessä toiminnassa, varmistaen sujuvan ja häiriöttömän teknologian käytön, mikä on nykyaikaisen liiketoiminnan kulmakivi.
Ajatellaanpa hetki IT-tuen merkitystä työntekijöiden tuottavuudelle. Kun teknologia toimii moitteettomasti, työntekijät voivat keskittyä olennaiseen ilman turhauttavia katkoksia. Mutta kun ongelmia ilmenee, nopea ja tehokas IT-tuki on avainasemassa, jotta työntekijät pääsevät takaisin töihin mahdollisimman nopeasti. Käytännössä IT-tuki ei ole pelkästään ongelmien ratkaisija, vaan se on myös strateginen kumppani, joka auttaa yritystä hyödyntämään teknologiaa entistä tehokkaammin ja turvallisemmin.
Eli kun puhutaan yleisistä IT-kuluista, jotka voidaan karsia, tarkoitamme sekoilua, jota syntyy ilman luotettavan IT-tuen käyttöönottoa. Tämä "sekoilu" viittaa aikaan ja resursseihin, jotka hukkaantuvat teknisten ongelmien ratkaisemiseen, tiedon etsimiseen tai väärinymmärryksiin teknologian käytössä. Ilman ammattitaitoista IT-tukea, yritykset voivat huomata itsensä tilanteessa, jossa työntekijät käyttävät arvokasta työaikaansa ongelmien selvittelyyn, jotka voitaisiin ratkaista nopeasti tuen avulla.
Ei pidä sivuuttaa sitäkään tosiasiaa, että IT-tukea tarjoava tahokin voi olla sinulle väärä, oli se sitten talon sisäinen tai ulkoistettu toimija. Joko maksat palvelupaketista, jota yrityksesi ei hyödynnä kokonaan tai sitten IT-kumppanista ei ole juurikaan apua ja vastaus tulee vasta silloin kun ongelma on jo ehtinyt ratketa. Tässä tapauksessa kannattaa suoraan vaihtaa ulkoistuspalvelun tarjoajaa, eikä sinnitellä vanhalla tavalla.
Milloin kannattaa hankkia uudet laitteet?
Laitteiden osaa yrityksen IT-kuluista ei ajatella tarpeeksi paljon. Yrityksen laitteistoinvestoinnit – tietokoneet, puhelimet, palvelimet – ovat välttämättömiä työkaluja päivittäisessä toiminnassa, mutta niiden elinkaaren hallinta vaatii järjestelmällisyyttä ja aktiivista huomiointia.
Vanhat laitteet aiheuttavat enemmän tukitikettejä ja uusia laitteita ei välttämättä kannata hankkia, koska vanhat toimii vielä. Milloin siis kannattaa uusia laitteita? Tämän dilemman ratkaisemiseksi on tärkeää arvioida laitteiden todellinen kunto ja suorituskyky suhteessa nykyisiin ja tuleviin tarpeisiin. Vanhentunut teknologia ei ainoastaan hidasta työntekoa, vaan voi myös lisätä tietoturvariskejä, jotka saattavat aiheuttaa suurempia kustannuksia pitkällä tähtäimellä.
Näin vanhat laitteet hidastavat bisnestä
Laitteiden hallinta yrityksen IT-strategiassa ei siis ole pelkkä sivuseikka, vaan keskeinen osa tehokasta ja turvallista työympäristöä. Päätös uusien laitteiden hankinnasta ei pitäisi perustua pelkästään siihen, että "vanhat vielä toimivat", vaan siihen, miten teknologia tukee yrityksen kasvua ja innovaatioita. Vanhentuneet laitteet voivat olla taloudellisia aikapommeja, joiden aiheuttamat viiveet ja turvallisuusriskit maksavat pitkässä juoksussa enemmän kuin uusien laitteiden hankinta ajoissa.
Kun mietitään, milloin laitteet kannattaa uusia, konkreettinen sääntö voisi olla "3+1 -sääntö". Tämä tarkoittaa, että laitteiden odotettu käyttöikä on tyypillisesti kolme vuotta, jonka jälkeen on aika arvioida niiden suorituskykyä ja turvallisuutta. Neljännen vuoden alkaessa kannattaa aktiivisesti suunnitella uusimista, ellei laitteen suorituskyky erityisesti oikeuta jatkamaan sen käyttöä.
Eli ennen kuin turhia kuluja voidaan alkaa karsimaan, pitää ne ensin paikantaa. Leikkaussakset kannattaa kuitenkin pitää kurissa eikä iiteen kanssa kannata alkaa pihistelemään. Varsinkaan 2020-luvulla, kun teknologia on yritysten kilpailukyvylle korvaamatonta...
Me ollaan onnistuttu löytämään keskimäärin
10 000€ edestä vuosisäästöjä asiakkaillemme "säästösyyni" -palvelullamme.
Palvelun takuu: Jos emme löydä yli 6000€ edestä säästöjä, palvelu on ilmainen.
Jos kiinostaa kuulla lisää, varaa alta Teamssi!
Juhani Aro, Co-Founder
