Tietokoneille kirjautuminen on yleisin tapa aloittaa työpäivä. Kesälomien jälkeen helpdeskin linjat soi kuumina, kun salasanoja vaihdetaan unohtuneiden tilalle.
Kuulostaa varmaankin tutulta?
Kirjautuminen Windows koneille on toteutettu yrityksissä niin, että tunnukset saa IT:ltä ja homma rokkaa. Jos salasana pääsee unohtumaan, niin ei muuta kuin soitto Helpdesk numeroon tai vuonna 2024, vaihdetaan se itse tietoturvallisesti nettiselaimella.
Toisaalta, kun puhutaan Applen laitteista, tarina muuttuu hieman monimutkaisemmaksi. Käyttäjä voi olla asettanut oman henkilökohtaisen salasanansa tai laite on saatettu liittää heidän henkilökohtaiseen Apple-ID:hen. Tämä tuo mukanaan omanlaisiaan haasteita. Jos joku unohtaa salasanansa ja laitteen lukituksen avaaminen ei onnistu, laite voi mennä lukkoon. Ethän sinäkään halua, että käyttökelpoisesta laitteesta tulee ”romua”?
Miksi salasanarumbasta pitäisi päästä eroon?
Lukkiutuneet Macbookit ei ole vain taloudellisesti haastavaa yritykselle, vaan myös ympäristölle. Ja jos tilanne pääsee tähän pisteeseen, IT-tukikaan ei voi tehdä paljoa auttaakseen. Puhumattakaan tietoturvasta, koneille saattaa päätyä yrityksen dataa, jota ei ole muistettu tallentaa kuin omalle työpöydälle ja näin ollen tiedostot saattavat jäädä sille tielle.
Tietoturva on on keskeinen osa yrityksen mainetta ja turvallisuutta, ei siis pelkkä tekninen käsite, jota viljellään huvikseen. Kun ajattelemme laitteiden ja tiedostojen turvallisuutta, monet kysymykset nousevat esiin:
Mitä jos laite varastetaan? Entä jos tiedostot joutuvat vääriin käsiin? Onko yrityksen kovalevy edes salattu? Ilman salausta, arkaluontoisen tiedon voi päästä käsiksi kuka vaan, jolla on fyysinen pääsy laitteeseen.
Käyttäjätunnusten ja salasanojen kanssa säätäminen voi siis pahimmassa tapauksessa johtaa isompiinkin ongelmiin…
Yrityksillä kun on tapana kasvaa matkanvarrella ja tällaiset asiat, …no nyt vain jää hoitamatta muussa tohinassa. No onneksi asian ei tarvitse olla näin eikä ole liian myöhäistä. Vaikka Applen laitteita saattaakin olla jo useita kymmeniä, jos ei jopa satoja. On tärkeää, että yrityksen kasvaessa IT-infrastruktuuria voidaan skaalata joustavasti kasvun myötä, samalla kun pidetään huolta tietoturvasta ja tehokkuudesta.
Ensimmäinen steppi on yhdistää käyttäjätunnukset yhteen. Kuka nyt haluaisikaan käyttää montaa tunnusta? esim. yksi koneelle kirjautumiseen, toinen sähköpostiin ja kolmas ties mihin.
Kun työskentellään eri alustojen, kuten Windowsin ja Applen kanssa, erilaisten tunnusten ja salasanojen määrä voi kasvaa nopeasti. Ensimmäinen ja oikeastaan tärkein askel on yhdistää nämä eri tunnukset yhdeksi. Apple Business Manager tarjoaa ratkaisun tähän ongelmaan, mahdollistaen yrityksen oman Apple-ID:n luomisen jokaiselle työntekijälle. Tämän avulla voimme linkittää Microsoft- ja Apple-tunnukset yhteen, jolloin jokainen työntekijä tarvitsee vain yhden käyttäjätunnuksen kaikkiin palveluihin. Helpon kuuloista eikö?
Yhdistettyjen tunnusten jälkeen seuraava haaste on tehdä kirjautumisprosessista mahdollisimman helppo käyttäjille. Voidaan käyttää erilaisia ohjelmistoja, jotka yhdistävät tietokoneen kirjautumistunnuksen esimerkiksi Microsoft-tunnukseen. Tämä tarkoittaa, että työntekijöillä on yksi yhtenäinen tunnus, jolla kirjautua tietokoneelleen, aktivoimaan puhelimensa ja käyttämään sähköpostiaan.
Yksi käyttäjätunnus ei pelkästään vähennä salasanojen unohtelua, vaan se myös parantaa samalla firman tietoturvaa.
Kolmas steppi on keskittyä yrityksen tulevaisuuden IT-tarpeisiin ja niiden hallintaan.
Kannattaa tarkastella yrityksesi kasvua ja miettiä, miten laitteiden ja palveluiden hankinta tulisi suunnitella. Tavoitteena on varmistaa, että aiemmin mainitut prosessit, kuten tunnusten yhdistäminen ja helppo kirjautuminen, toteutuvat automaattisesti ja tehokkaasti, eikä kenenkään tarvitsisi juosta kissojen ja koirien kanssa koneiden perässä ja pelätä onko asetukset järjestyksessä ja tietoturva mintissä.
Valitsemalla oikeat hallintaohjelmistot voit tehostaa näiden prosessien automatisointia. Oikeat työkalut mahdollistavat eri teknologiaympäristöjen, kuten Google-, Microsoft- ja Apple-laitteiden, saumattoman integroinnin. Tämän seurauksena varmistuu, että yrityksen teknologia pysyy ajan tasalla, johdonmukaisena ja vastaa nykyisiä ja tulevia tarpeitasi.
Keskustelu on aina ilmaista, joten kannattaa käyttää se hyväksi! Varaa huoletta mun kalenterista aika ja jutellaan tunnusten hallinnasta, se ei sido mihinkään!
Varaa tapaaminen (30min)
Juhani Aro, Co-Founder
