Microsoft 365 Copilot, mikä ihme se on ja miksi sen pitäis kiinnostaa sua? Tässä tekstissä kerrotaan kuinka se tehostaa ja nopeuttaa rutiinejasi, säästäen aikaa sekä hermoja ja parhaassa tapauksessa antaa uutta kipinää työntekoon.
Kaikki me rakastetaan työkavereitamme mutta välillä ne vaan osaa ottaa päähän... Microsoftin porukka oli ilmeisesti kokenut samaa ja loi oman tekoälyavustajan – Microsoft Copilotin. Mutta mikä ihmeen apupilotti?
Microsoft 365 Copilot on Microsoftin luoma tekoälyavustaja, joka suunniteltu pääasiassa vapauttamaan eri yritysten työntekijöiden aikaa turhasta sekoilusta. Copilot eroaa tutusta Chat GPT:stä siinä, että se integroituu suoraan tunnettuihin Microsoftin sovelluksiin, kuten Wordiin, Exceliin, Powerpointtiin ja Outlookkiin.
Se ymmärtää ja käsittelee luonnollista kieltä, tehden arjesta kaikin puolin helpompaa. Tämä älykäs työtoveri on kuin jokaisen unelmatiimiläisen digitaalinen versio – aina valmiina auttamaan, järjestämään ja tehostamaan, ilman ylimääräistä draamaa tai kahvitaukoja.
Mutta Copilotin taika ei rajoitu pelkästään Word-integraatioihin. Microsoft on julkistanut uuden "business chat"-ominaisuuden. Business chat Copilotissa tuo uuden ulottuvuuden tekoälyn tukemaan työskentelyyn. Toisin kuin pelkkä yksittäisten sovellusten, kuten Wordin tai Excelin, tehostaminen, business chat toimii kuin virtuaalinen työtoveri, joka ymmärtää ja vastaa monimutkaisiin kysymyksiin nyt eikä kohta.
Se kerää ja analysoi tietoa suoraan eri Microsoft 365 -sovelluksista, tarjoten kattavia yhteenvetoja ja suoria vastauksia. Tämä mahdollistaa nopeamman tiedonhankinnan ja tehokkaamman päätöksenteon. Esimerkiksi se toimii käyttäytymällä avattuna keskusteluna Teamsissä, jossa voit kysyä siltä vaikka ”Kerro minulle mitä tapahtui poissa ollessani”, jolloin se kerää Microsoftin kaikista työkaluista tiedon ja kertoo sen sinulle.
Työelämän nykyiset haasteet kertovat omaa kieltään: Work trend indexin mukaan 68 % työntekijöistä kokee, ettei heillä ole tarpeeksi keskeytymätöntä aikaa, ja 62 % käyttää liikaa aikaa tiedon etsimiseen. Tämän lisäksi 64 % työntekijöistä tuntee, ettei heillä ole tarpeeksi aikaa tai energiaa tehdä työtään tehokkaasti. Tällaisessa ympäristössä Microsoft 365 Copilot ei ole vain hyödyllinen, vaan oikeastaan välttämätön apuri.
Näiden tilastojen valossa Microsoft 365 Copilot on jokaisen kiireisen työntekijänhenkilökohtainen pelastaja. Se ei ainoastaan nopeuta tiedon etsimistä, sähköpostien kirjoittelua, esitysten luomista vaan tuo myös arvokasta aikaa takaisin päiväämme – aikaa, joka on niin kallisarvoista luovassa työssä ja ratkaisujen löytämisessä.
Kaikki hyötyy! Työntekijöistä johtoportaan ylimpään kaveriin, itse päällikköön. Pomo on tyytyväinen kun muurahaiset on tehokkaita. Puolestaan muur…siis tavalliset työntekijät tykkäävät uudesta helposta tavasta tehdä hommia. Copilot lisenssejä saa myös hankittua eri tahoilta helposti. Ehkä aikaa jää yhdelle luovalle kahvitauolle enemmän päivässä?
Paljonko luulet, että oma tekoälyapuri säästäisi sinulta aikaa päivässä?
Nyt, kun ollaan ymmärretty, miksi Microsoft 365 Copilot on niin tärkeä työkalu nykypäivän työssä, katsotaanpa, miten se tuo lisämaustetta eri Microsoft-sovellusten käyttöön. Sukelletaan Wordiin, Exceliin, PowerPointiin ja Outlookiin, ja katsotaan, miten Copilot tekee näiden sovellusten käytöstä sujuvampaa ja älykkäämpää.
Katso Microsoftin oma video tästä.
Copilot integroituu tuttuihin työkaluihin kuten Word, Excel, Powerpoint ja Outlook
Microsoft 365 Copilotin käyttö Wordissa avaa uusia mahdollisuuksia tekstin tuottamiselle. Se tarjoaa käyttäjille useita hyödyllisiä ominaisuuksia, jotka auttavat kirjoitusprosessissa. Esimerkiksi, voit pyytää Copilotia luomaan esseen tietyllä teemalla tai kirjoittamaan kappaleen tietystä aiheesta, kuten"Kirjoita essee aiheesta arkkitehtuurin vaikutukset asuntomarkkinoihin" tai "Luo kappale Ankkalinnan historiasta".
Copilot myös auttaa olemassa olevien tekstien muokkaamisessa ja parantamisessa. Voit esimerkiksi korostaa dokumentissasi olevaa tekstiä ja pyytää Copilotia tarjoamaan vaihtoehtoisia muotoiluja tai jopa muuntamaan tekstin taulukoksi. Tämä ominaisuus tekee sisällön muokkaamisesta ja parantamisesta nopeaa ja vaivatonta. Siis kaikki tämä tapahtuu itse word tiedostossa ilman että joudut ctrl+c ja ctrl+v eri alustojen välillä tekstin pyyhkimisestä puhumattakaan.
Business Chat-ominaisuuden kautta voit kysyä yleisiä tai tarkkoja kysymyksiä dokumentistasi, jolloin Copilot tarjoaa vastauksia ja ehdotuksia. Voit esimerkiksi pyytää Copilotia tiivistämään dokumentin tai antamaan tiettyjä tietoja siitä. Se voi myös luoda ideoita, taulukoita tai listoja, jotka voit kopioida ja liittää suoraan dokumenttiisi.
Excel osaa vuosi vuoden perään ärsyttää ja ketuttaa mutta samalla sitä tosiasiaa ei pääse karkuun, että se on paras siinä mitä se tekee. Microsoft 365 Copilotin integrointi Exceliin avaa uuden maailman datan käsittelylle. Se auttaa sinua löytämään uusia oivalluksia taulukoistasi, ehdottamalla kaavoja monimutkaisiin datakikkareisiin ja visualisoimalla datasi kaavioissa sekä Pivot-taulukoissa. Esimerkiksi, jos tarvitset apua vuosittaisen myynnin kasvun analysoinnissa, Copilot voi ehdottaa sopivaa kaavaa ja esittää tulokset selkeästi.
Voit kysyä siltä suoraan kysymyksiä datastasi luonnollisella kielellä, ja saat vastaukset suoraan keskustelumuodossa. Tämä tekee Excelin käytöstä entistä intuitiivisempaa ja tehokkaampaa, varsinkin kun työskennellään laajojen ja monimutkaisten tietoaineistojen kanssa.
Tekoälyapuri auttaa käyttäjiä tulkitsemaan ja jopa hyödyntämään Excelin sisältämää dataa parhaalla mahdollisella tavalla. Pystyy tekemään niitä kuuluisia ”Data driven decisions” Excelin ja Copilotin säestämänä.
Katso tarkemmin Copilotin käytöstä Excelissä
Copilot vai uusi työntekijä?
Ehkä sun työnkuvaan kuuluu erilaisten esitysten tekeminen? Mistä aloittaa? Montako slideä? Mitenköhän olisi järkevintä? Vastaus taitaa olla jo aika selvä -> Koupilotti.
Copilotin avulla voit muuntaa inspiraatiosi ammattimaisiksi ja vaikuttaviksi esityksiksi. Voit siis aloittaa uuden esityksen luonnin antamalla Copilotille aiheen, ja se luo sinulle alustavan esityksen, josta on helppo jatkaa oman vision luomista. Yleensähän alkuun pääseminen on se hankalin vaihe ja siinä Copilot auttaa.
Erityisen hyödyllinen on Copilotin kyky luoda esityksiä organisaatiosi brändäystä hyödyntäen. Voit käyttää Copilotia yhdessä yrityksesi omien mallipohjienkanssa, luoden esityksiä, jotka näyttävät räätälöidyiltä ja yhtenäisiltä organisaatiosi ilmeen kanssa. Copilot hyödyntää yrityksesi bränditeemaa uusia dioja lisättäessä, mikä varmistaa esityksesi johdonmukaisuuden ja ammattimaisuuden. Siispä valmis johtoryhmään!
Outlook sai Microsoft 365 Copilotin myötä uusia, mullistavia ominaisuuksia, jotka tekevät sähköpostin hallinnasta mukavan yksinkertaista.
Tässä muutama ominaisuus:
Automaattiset Sähköpostiluonnokset: Copilot auttaa nopeuttamaan sähköpostien kirjoitusta ehdottamalla sisältöä aiheen perusteella.
Sisällön parannus: Tarjoaa ehdotuksia viestien selkeyden ja sävyn parantamiseen.
Tiivistykset: Copilot tiivistää pitkät sähköpostiketjut, helpottaen tärkeän tiedon löytämistä.
Kokousten suunnittelu: Auttaa kokousten valmistelussa ehdottamalla aiheita ja osallistujia.
Viestien hallinta: Priorisoi ja järjestää viestejä sekä korostaa tärkeitä aiheita.
Mukautettavuus: Sallii Copilotin personoinnin ja kolmansien osapuolten sovellusten integroinnin.
Kuvitellaanpa esimerkkinä tilanne, jossa sinun täytyy valmistella sähköpostia tulevasta tiimipalaverista. Aiemmin tämä olisi vaatinut kalenterin selaamista, aiheiden miettimistä ja sopivien henkilöiden valitsemista, mutta Microsoft 365 Copilot tekee siitä sujuvampaa. -> Avaa Outlook, aloita uuden viestin kirjoittaminen ja anna aiheeksi "Tiimipalaverin suunnittelu".
Aktivoi Copilot ja anna sille yksinkertainen ohje, kuten "Ehdota aiheita ja osallistujia ensiviikon tiimipalaveriin". Copilot analysoi viimeaikaiset sähköpostikeskustelut, kalenteritapahtumat ja tiimiisi liittyvät dokumentit, jonka jälkeen se ehdottaa aiheita, kuten "Projektin X tilannekatsaus"ja "Q3 tavoitteiden asettaminen", sekä sopivia osallistujia. Voit muokata ehdotuksia, lisätä lisätietoja ja lopuksi lähettää viestin tiimillesi.
Ei laisinkaan! Ainoa syy sille ettei käyttäisi Copilottia voisi olla se, ettei täysin luota tekoälyyn ja sen tuottamaan sisältöön. Nuo samat epäilevät ihmiset vastaanottavat päivittäin tekoälyn viestintää täysin tietämättä sitä. Mutta mikäs siinä jos on aikaa ja kärsivällisyyttä sähköpostitteluun.
Work Trend Inexin mukaan 75 % ihmisistä kuitenkin haluaisi tekoälystä työkaverin, joten joukkoon mahtuu myös hyvä määrä siihen uskovia.
AI at Work - Work Trend Index 2024
Varaa huoletta mun kalenterista aika, niin katsotaan olisiko Copilot lisensseistä teille hyötyä. Voidaan myös katsoa volyymilisenssejen hintoja.
Varaa tapaaminen (30min)
Juhani Aro, Co-Founder
