Pilvipalveluiden 101: Mitä jokaisen yrityksen pitäisi tietää?

Mikä pilvipalvelu oikein on?

Pilvipalvelulla tarkoitetaan palvelua, jota käytetään internetin kautta – sen sijaan, että ohjelma tai tiedosto sijaitsisi omalla koneella tai yrityksen omalla palvelimella. Esimerkiksi sähköposti, tiedostojen tallennus, toimistosovellukset tai videopalaverit voivat kaikki toimia pilvipalveluina.

Vaikka nimi viittaa "pilveen", tiedot eivät leiju missään näkymättömässä avaruudessa. Ne sijaitsevat fyysisillä palvelimilla, jotka löytyvät jostain päin maailmaa – useimmiten suurista datakeskuksista, joissa huolehditaan muun muassa sähkönsyötöstä, jäähdytyksestä ja tietoturvasta. Käytännössä kyse on siis siitä, että joku muu ylläpitää infrastruktuurin, ja käyttäjä saa sen hyödyt käyttöönsä verkon kautta.

Ajattele vaikka sähköpostia. Jos käytät Gmailia tai Outlookia selaimessa – käytät pilvipalvelua. Tai kun tallennat tiedoston Google Driveen tai OneDriveen, se ei mene koneen kovalevylle, vaan jonnekin Googlen tai Microsoftin datakeskukseen, jossa ilmastointi on parempi kuin suomalaisessa toimistossa heinäkuussa.

Pilvipalveluita ovat esimerkiksi Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox, Slack ja lukemattomat muut arjessa tutut työkalut. Niiden avulla voidaan siis työskennellä ajasta ja paikasta riippumatta, kunhan käytössä on nettiyhteys.

Katso tästä lista 15 isoimmasta pilvipalveluiden tarjoajasta vuonna 2025.

Tiesitkö jo miten pilvipalvelut toimii?

Miksi yritykset siirtyvät pilveen?

Yksi iso syy on yksinkertaisesti se, että pilvipalvelut helpottavat arkea. Kun tiedostot ja työkalut toimivat netin kautta, niitä voi käyttää mistä tahansa –kotitoimistolta, mökiltä tai vaikka asiakkaan luota. Työ ei enää pysähdy siihen, että unohdettiin muistitikku kotiin tai kone sanoi sopimuksen irti.

Pilvi tuo myös joustoa arkeen. Uusia käyttäjiä voi lisätä tarpeen mukaan, eikä alussa tarvitse ostaa omaa palvelinrautaa tai maksaa ohjelmistoista isoja kertasummia. Jos tarve muuttuu, myös kustannukset joustavat mukana. Se on aika kaukana siitä vanhasta mallista, missä ostettiin kallis järjestelmä varmuuden vuoksi ja sitten osa jäi käyttämättä.

Ylläpito on myös monelle iso helpotus. Pilvipalveluissa huolto, päivitykset ja tietoturva hoituvat usein automaattisesti palveluntarjoajan puolelta. Käyttäjän ei tarvitse miettiä, onko sähköpostipalvelin ajantasalla tai menikö se tärkeä tiedosto varmuuskopioihin.

Ja kun maailma muuttuu nopeasti, pilvi pysyy vauhdissa mukana. Uusia sovelluksia voi kokeilla helposti ilman raskaita käyttöönottoja tai teknistä säätöä. Kun kaikki ei ole kiinni omasta konesalista ja IT-projektista, yritys voi reagoida muutoksiin nopeammin ja pysyä mukana pelissä.

Mitä pilvipalvelut eivät ole –  5 yleisintä väärinkäsitystä

Pilvipalvelut voivat helpottaa työntekoa ja tuoda selkeitä hyötyjä, mutta vain, jos ne ymmärretään oikein. Moni yritys käyttää pilveä jo nyt, mutta käyttö perustuu usein oletuksiin, jotka eivät pidä paikkaansa. Tässä muutama sitkeä harhaluulo, jotka toistuvat yllättävän usein:

1. “Pilvi on automaattisesti turvallinen.”
‍Ei ole. Pilvipalvelun tarjoaja kyllä huolehtii teknisestä infrastruktuurista, mutta käyttäjän vastuulle jää esimerkiksi salasanojen hallinta, käyttöoikeudet ja kaksivaiheinen tunnistautuminen. Väärin jaetut tiedostot tai liian laajat oikeudet voivat muodostaa tietoturvariskin – vaikka itse palvelu olisi kunnossa.

2. “Meillä on Microsoft 365 / Google Workspace – kaikki on siis kunnossa.”
Valitettavasti ei ihan. Nämä ovat hyviä työkaluja, mutta ne eivät hoida kaikkea automaattisesti. Oletusasetukset voivat olla löysiä, varmuuskopiointia ei ole valmiina ja käyttäjien koulutusta tarvitaan edelleen.

3. “Pilvipalvelu = varmuuskopio.”
Tämä on yksi yleisimmistä väärinkäsityksistä. Pilvipalvelu mahdollistaa tiedostojen tallentamisen verkkoon, mutta se ei tarkoita, että kaikki on varmuuskopioitu. Jos tiedosto poistetaan tai korvataan vahingossa, sitä ei välttämättä saa takaisin ellei varmuuskopiointia ole hoidettu erikseen.

4. “Pilvi on valmis paketti – sen kun ottaa käyttöön ja alkaa käyttää.”
Teknisesti kyllä, mutta käytännössä ei. Pilvipalvelu pitää konfiguroida, käyttäjille on annettava oikeat käyttöoikeudet, ja prosessit kannattaa miettiä uusiksi. Jos pilveen siirrytään vain “kopioimalla vanha malli verkkoon”, jää moni hyöty saamatta ja riskejä syntyy tilalle.

5. “Pilvipalvelut ovat IT-osaston asia.”
Kyllä, IT vastaa usein käyttöönotosta ja hallinnasta, mutta käytännössä pilvipalvelut ovat osa jokaisen käyttäjän arkea ja vastuualuetta. Tiedostojen jakaminen, linkkien käyttö, kirjautumistavat – näissä tehdään virheitä päivittäin. Siksi koulutus ja selkeät pelisäännöt ovat yhtä tärkeitä kuin tekninen toteutus.

Miten pilvipalvelut otetaan haltuun oikein?

Pilvipalvelut voivat olla erinomainen työkalu – mutta vain silloin, kun ne otetaan käyttöön hallitusti. Liian usein palvelu “otetaan käyttöön”, mutta mitään ei oikeastaan määritellä, tarkisteta tai ohjeisteta. Silloin tuloksena on hajanaisuus, epäselvyys ja pahimmillaan tietoturvariskejä. Sekö hyvä sijoitus? – Eipä juurikaan. Jos jotain otetaan käyttöön, kannattaa se tehdä kunnolla…

Ensimmäinen askel on varmistaa, että käyttöoikeudet ovat kohdillaan. Kaikilla ei tarvitse olla pääsyä kaikkeen – eikä pitäisikään. Käyttäjät pitäisi ryhmitellä rooleihin, ja oikeudet määritellä sen mukaan, mitä kukin oikeasti tarvitsee.

Toinen tärkeä asia on kirjautumiskäytännöt. Kaksivaiheinen tunnistautuminen (esimerkiksi puhelimeen tuleva vahvistus) kannattaa ottaa käyttöön kaikilla käyttäjillä. Se estää tehokkaasti tilien kaappaamisia, joita tapahtuu yhä enemmän - Kiitos tekoälyn.

‍Varmuuskopiointi on asia, jota ei voi liikaa korostaa. Moni yllättyy, kun vahingossa poistettua tiedostoa ei saadakaan enää takaisin. Koska pilvipalvelu ei tarkoita automaattista varmuuskopiota. On hyvä tarkistaa, miten palautus toimii, ja tarvittaessa ottaa käyttöön erillinen varmistusratkaisu.

‍Käyttäjien opastus on myös ykkösprioriteettien joukossa. Ei riitä, että palvelu toimii teknisesti – sen pitää myös tukea työntekoa. Lyhytkin perehdytys auttaa varmistamaan, että työt sujuvat eikä esimerkiksi tiedostoja jaeta vahingossa julkisesti.

Lopuksi tärkeää on kokonaisuuden hallinta. Jos käytössä on useita eri palveluita (kuten sähköposti, tiedostojen tallennus ja viestintä), ne kannattaa miettiä yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi – ei irrallisiksi palasiksi. Näin pilvipalveluista saadaan kaikki hyöty irti ilman jatkuvaa säätöä ja epäselvyyksiä.

Miksi pilvipalvelut eivät aina tuo hyötyä?

Jep, aina ei mene kuin Strömsössä. Pilvipalveluiden toivotaan usein ratkaisevan monta asiaa kerralla – helpottavan työtä, säästävän rahaa ja sujuvoittavan arkea. Ja totta se on: pilvi voi tuoda merkittäviä hyötyjä. Mutta vain silloin, kun se otetaan käyttöön ajatuksella. Kuten edellisessä kappaleessa todettiin: jos jotain otetaan käyttöön, kannattaa se tehdä kunnolla. Pilvipalvelut eivät ole poikkeus.

Yksi yleinen syy hyötyjen puuttumiseen on se, että palvelut otetaan käyttöön vähän “vasemmalla kädellä”. Asennetaan, klikataan ja toivotaan parasta. Oletusasetukset jäävät voimaan, käyttäjiä ei opasteta, eikä kukaan oikein tiedä, kuka vastaa mistäkin. Sen sijaan että työ helpottuisi, alkaa ilmestyä kysymyksiä: “Mihin mä tän tallensin?” “Pääseekö tuohon kaikki?” “Miksi multa katosi koko kansio?”

Toinen tuttu tilanne on se, että palvelut leviävät käsiin. Yksi tiimi käyttää Google Drivea, toinen Dropboxia, ja kolmas lähettää vielä liitetiedostoja sähköpostilla. Tiedot hajautuvat, kukaan ei löydä mitään, ja pilvestä tulee enemmän kaaos kuin ratkaisu.

Ja sitten on klassinen moka: kaikki saavat pääsyn kaikkeen. Se voi kuulostaa käytännölliseltä – "no laitetaan nyt vaan kaikille oikeudet" – mutta kun joku vahingossa poistaa tärkeän kansiorakenteen tai jakaa asiakirjan ulkopuoliselle, palataan nopeasti maan pinnalle.

Lopuksi vielä yksi aliarvostettu juttu: koulutus. Uudet työkalut eivät tuo hyötyä, jos kukaan ei tiedä, miten niitä pitäisi käyttää. Ilman perehdytystä pilvi jäähelposti puolitehoille. Käytetään vain murto-osa mahdollisuuksista, tai pahimmillaan jatketaan vanhoilla tavoilla uudessa ympäristössä eikä mikään oikeasti muuttunut.

Pilvi toimii kun sitä käytetään oikein!

Pilvipalvelu ei ole ratkaisu itsessään. Se on työkalu. Ja niin kuin työkalujen kanssa yleensä, lopputulos riippuu siitä, miten sitä käytetään – ja mitä ollaan ylipäätään tekemässä.

Ongelmat eivät synny siitä, että käytössä on väärä palvelu, vaan siitä, että kokonaisuutta ei ole mietitty: kuka käyttää, mitä käytetään, ja mihin asioita tallennetaan. Kun tämä jää epäselväksi, työnteko muuttuu hitaaksi ja epävarmaksi – vaikka taustalla olisi kuinka hyvät järjestelmät.

Hyvin toimivan pilvipalvelun ei pitäisi olla ajatuksissa arjessa. Se vaan toimii, niin sitä ei tule ajatelleeksi. Tiedostot löytyvät, oikeat ihmiset pääsevät oikeisiin paikkoihin, ja kukaan ei kysele “miksi tää ei nyt toimi”.