Näin ulkoistat firman IT:n
Firman IT-ympäristön ulkoistus on helppo tapa sysätä omat ongelmat jonkun muun harteille, mutta myös tehdä IT:n hallinnasta halvempaa. Katsotaan vaiheet onnistuneeseen iiteen ulkoistukseen!
Firman IT-ympäristön ulkoistus on helppo tapa sysätä omat ongelmat jonkun muun harteille, mutta myös tehdä IT:n hallinnasta halvempaa. Katsotaan vaiheet onnistuneeseen iiteen ulkoistukseen!
Tiedätkö sen tunteen, kun iitee jutut alkaa viedä turhan paljon aikaa omasta päivästä. Olit sitten firman johtoportaan ylin heppu tai ihan tavallinen työmyyrä – sama tarina. Moni yritys miettii nykyään, että eikö kaiken tämän voisi vain jotenkin ulkoistaa ja unohtaa sen suunnattoman teknisen säädön? No, onneksi voi!
Tässä blogissa pureudutaan siihen, miten firma voi siirtää IT-ongelmat ammattilaisten käsiin ja keskittyä itse olennaiseen. Katsotaan tarkemmin, miten IT-ulkoistusprosessi toimii ja miksi se saattaa olla juuri se oikea valinta.
Kun puhutaan IT:n ulkoistamisesta, ensimmäisenä mieleen tulee yleensä ne makeat hyödyt. Ajattelepa, että saat käyttöösi kokeneiden ammattilaisten osaamista ilman, että tarvitsee itse pähkäillä jokaista pikkuongelmaa. Ulkoistamalla iiteen, skippaat suoraan osaamisen huipulle, saat uusimmat teknologiat ja takuun tietoturvallisestä IT-ympäristöstä kaupan päälle. Ja mikä parasta, kustannuksetkin usein laskevat, kun et joudu ylläpitämään omaa IT-osastoa. Tai vaihtoehtoisesti menetä enää aikaa kertyneiden it-ongelmien takia.
Mutta hei, ei unohdeta haasteita. Ulkoistamisessa on omat niksinsä: miten varmistat, että yhteistyö sujuu ja, että apua saa silloin kun sitä tarvitsee? Entä miten löydät sen oikean kumppanin, joka ymmärtää just sun firman tarpeet? Näitä asioita pohdittaessa on tärkeää pitää mielessä, että oikean kumppanin valinta, yhteistyön sujumisen ja sopimusten tiivis seuranta ovat avainasemassa.
Kun on aika valita se IT-kumppani, joka ottaa ohjat iitee asioissa, valinta ei ole aina ihan helppo. Aloita miettimällä, minkälaista kokemusta ja osaamista tarvitset. On tärkeää, että palveluntarjoajalla on näyttöä samankaltaisista projekteista, ja että he ymmärtävät nimenomaan sinun toimialasi erityispiirteet. Etsi siis sellainen tyyppi tai firma, joka puhuu samaa kieltäkuin sinä, ja jonka henkilöstöstä tulee muutenkin hyvä fiilis.
Hinta on tietysti yksi keskeinen tekijä, mutta älä tee päätöstä pelkän lompakon perusteella. Laatu ja luotettavuus tietenkin maksaa, mutta pitkässä juoksussa ne ovat investointi, joka kantaa hedelmää. Vertaile palveluiden sisältöjä: mitä kaikkea kuuluu pakettiin ja onko jotain, mistä joutuisit maksamaan erikseen (Tosi usein laskuissa ilmenee outoja sivukuluja). Näin saat paremman kuvan kokonaiskustannuksista.
Tarkista myös, millaista tukea ja ylläpitoa on tarjolla. Jos ongelmia ilmenee (niitä tulee aina), haluat varmasti, että saat apua nopeasti ja tehokkaasti. Selvitä, onko palveluntarjoajalla oma asiakaspalvelu ja kuinka nopeasti he reagoivat ongelmatilanteissa. Onko tukea saatavilla ympäri vuorokauden vai vain toimistoaikoina? Miten he käsittelevät kiireelliset tapaukset?
Mikä on It-kumppanin tärkein piirre?
Kauhuskenaario = Firmassa on tietoturvavuoto käynnissä ja istut IT-kumppanisi tikettijonossa odottamassa apua.
Tämän välttämiseksi on kannattavaa lukea sopimus erittäin tarkkaan ja varmistua siitä, että kaikki oleelliset asiat, kuten yrityksen tietoturva, käytännöt ja reagointiajat on kirjattu selkeästi. Etsi myös joustavuutta: Onko sinulla mahdollisuutta muuttaa palveluiden laajuutta tai irtisanoa sopimuksen, jos tarpeesi muuttuvat? Tällainen joustavuus voi olla kullanarvoista, kun yrityksesi kasvaa tai tarpeet muuttuvat.
Näin vältät IT-ulkoistuksen kauhutarinat
1. Tarvekartoitus
Aloita tekemällä perusteellinen tarvekartoitus: mitä oikeastaan haluat ulkoistaa ja miksi? Onko kyseessä koko IT-ympäristön siirto vai keskitytäänkö tiettyihin osa-alueisiin, kuten arkisiin it-ongelmiin.
2. Kumppanin etsintä
Kun tarpeet on määritelty, on aika lähteä etsimään sopivia kumppaneita. Pyydä tarjouksia useilta toimittajilta ja vertaile niitä huolellisesti. Huomioi palvelun laatu, hinnoittelu, sopimusehdot ja aiempien asiakkaiden kokemukset.
3. Neuvottelut
Tämän jälkeen pääset neuvottelupöytään. Tässä vaiheessa on tärkeää käydä läpi kaikki yksityiskohdat: palvelun laajuus, hinnoittelu, sopimuskauden pituus ja mahdolliset exit-mahdollisuudet.
4. Siirtymävaihe
Siirtymävaihe on kriittinen: tässä vaiheessa vanhat järjestelmät siirretään uuden palveluntarjoajan hallintaan. Tämä vaatii tarkkaa suunnittelua ja yhteistyötä molempien osapuolten kesken. Varmista, että kaikki tietosi siirtyvät turvallisesti ja että uusi järjestelmä integroituu saumattomasti olemassa olevaan toimintaan. Jos olet valinnut oikean kumppanin, tästä tuskin tulee hirveästi päänvaivaa.
5. Jatkuva seuranta ja ylläpito
Kun IT-ympäristön hallinnanvaihdos on tehty, ei homma lopu siihen. Ulkoistetun IT:n jatkuva seuranta ja ylläpito ovat avainasemassa. Säännölliset tapaamiset palveluntarjoajan kanssa, suorituskyvyn raportointi ja joustavuus muutosten tekemiseen ovat kaikki osa pitkäaikaista ja terveellistä kumppanuutta. Tämä takaa, että IT-palvelusi pysyvät ajan tasalla ja tukevat Yrityksen IT:tä jatkossakin.
Kun IT on ulkoistettu, työpäivä muuttuu aika lailla. Nyt, kun apua saa heti tarvittaessa, ei tarvitse enää turhautua yksin tietokoneen ääressä tai vetää työkavereita hihasta avun toivossa. Työntekijät saavat keskittyä siihen, missä ovat parhaimmillaan, ja se näkyy myös fiiliksessä toimistolla/Teamsissa.
Vähemmän stressiä, enemmän aikaa luoville hommille ja parempi flow työssä. Ongelmatilanteita ei tarvitse enää kammoksua, kun on aina joku, jolle ne voi sysätä. Onhan se mukava tietää, että jos kone tilttaa, apu on aina lähellä eikä koko työpäivä mene pilalle hakatessa näppäimistöä.
Tunnetut tekijätkin ovat ulkoistaneet IT-toimintojaan
Keskustelu on aina ilmaista, joten kannattaa käyttää se hyväksi! Varaa huoletta mun kalenterista aika ja jutellaan iiteestä, se ei sido mihinkään!
Varaa tapaaminen (30min)
Juhani Aro, Co-Founder
