Miksi työsähköpostisi päätyvät roskapostiin? – Ja miten korjata tilanne?

Miksi työsähköpostit päätyvät roskapostiin?

Oletko huomannut, että lähetät sähköpostin asiakkaalle tai yhteistyökumppanille, mutta viesti ei koskaan löydä perille vaan päätyykin roskapostikansioon? Tämä on turhauttavaa ja voi johtaa siihen, että tärkeät viestit menevät kokonaan ohi vastaanottajalta. Mutta miksi näin käy?

Usein syy löytyy sähköpostin teknisistä taustajärjestelyistä, joista tavallinen käyttäjä ei välttämättä edes tiedä. Roskapostisuodattimet analysoivat sähköpostien lähettäjät ja sisällön hyvin tarkasti. Jos verkkotunnuksen tekniset varmennukset eivät ole kunnossa tai viesti näyttää epäilyttävältä, se leimataan roskapostiksi.

Verkkotunnuksella tarkoitetaan työsähköpostisi osoitetta esim. yritys.fi

Roskapostisuodattimet toimivat tarkistamalla, täyttääkö sähköposti tietyt luotettavuuden ehdot.
Yleisimmät syyt, miksi viestisi voivat päätyä roskapostikansioon, ovat:
‍
❌Tekniset varmennukset puuttuvat. Sähköpostin taustalla toimivat varmennukset, kuten SPF, DKIM ja DMARC, kertovat roskapostisuodattimille, että viesti todella tulee verkkotunnukselta (yritys.fi). Jos nämä asetukset puuttuvat tai ne ovat väärin määritettyjä, viesti merkitään helposti epäluotettavaksi.

‍❌Lähettäjän maine on heikentynyt. Jos verkkotunnusta on aiemmin käytetty esimerkiksi roskapostin tai tietojenkalasteluviestien lähettämiseen, se voi vaikuttaa negatiivisesti viestien     toimitusvarmuuteen. (Voi olla, että verkkotunnuksellasi on lähetetty huijausviestejä etkä edes tiedä siitä)

❌Sisältö näyttää epäilyttävältä. Geneeriset otsikot, liiallinen määrä linkkejä tai suuret liitteet voivat herättää roskapostisuodattimien epäilyksiä, vaikka viesti olisi täysin aito ja asetukset kunnossa.

Oletko huomannut, että vastaanottaja ei aina saa mailejasi?

Miksi tätä tapahtuu juuri työsähköposteille?

Työsähköposteissa käytetään yrityksen omaa verkkotunnusta (yritys.fi), kun taas Gmail tai muut henkilökohtaiset sähköpostipalvelut toimivat valmiiksi varmennettujen järjestelmien kautta. Tämä tarkoittaa, että työsähköposteissa yrityksen täytyy itse huolehtia siitä, että tekniset varmennukset, kuten SPF, DKIM ja DMARC, ovat kunnossa.

Ilman näitä asetuksia sähköpostisi voi näyttää roskapostisuodattimien silmissä epäilyttävältä. Lisäksi yritysten sähköposteja tarkkaillaan tiukemmin, koska niitä käytetään usein huijauksissa, kuten tietojenkalastelussa, mikä lisää todennäköisyyttä mailin päätymiselle roskapostikansioon.

Tässä tiivistettynä suurin ero: Gmail hoitaa nämä asiat automaattisesti puolestasi, mutta yrityssähköpostien tausta-asetukset vaativat enemmän teknistä huolenpitoa.

Mikä on DMARC ja miten se vaikuttaa tähän?

Nyt mennään vähän teknisempään päätyyn, joten yritetään pitää tämä mahdollisimman simppelinä.

DMARC on sähköpostin todennuksen kolmas ja viimeinen kerros, joka toimii SPF:n ja DKIM:n päällä. SPF varmistaa, että sähköpostia lähettävä palvelin on oikeutettu käyttämään tiettyä verkkotunnusta. DKIM taas varmistaa, ettei viestin sisältöä ole muutettu matkalla. Kuvittele SPF ja DKIM yksittäisinä tarkastuspisteinä, ja DMARC toimii näiden päällä olevana "ohjauskeskuksena", joka määrittää, mitä tapahtuu, jos viesti ei läpäise tarkistuksia.

DMARC siis määrittelee, mitä vastaanottavan sähköpostipalvelimen tulisi tehdä, jos viesti ei läpäise joko SPF- tai DKIM-tarkistuksia. Se antaa kolme päävaihtoehtoa:

✅ Hyväksyä viesti, vaikka tarkistukset epäonnistuisivat

🔒 Laittaa viesti karanteeniin, jolloin vastaanottaja päättää, mitä sille tehdään

❌ Hylätä viesti kokonaan, jolloin se ei pääse vastaanottajan sähköpostilaatikkoon.

DMARC tuo mukanaan myös raportoinnin. Verkkotunnuksen omistaja saa tiedot siitä, miten sähköpostit suoriutuvat tarkistuksista ja jos joku yrittää väärentää verkkotunnuksen nimissä lähetettyjä viestejä. Näiden raporttien avulla voidaan tunnistaa ongelmat ja korjata ne. Lisäksi raportointityökalusta voidaan tarpeen mukaan luoda erilaisia sääntöjä poikkeustilanteisiin.

Oletko aiemmin kuullut DMARC:sta?

Näin korjaat sähköpostiongelmat💪

Sähköpostien toimitusvarmuuden parantaminen ei vaadi, että osaat itse säätää teknisiä asetuksia. Tässä muutama askel, joilla saat ongelmat ratkottua:

1. Testaa verkkotunnuksesi asetukset skannerilla.
Käytä tämän kappaleen jälkeen löytyvää verkkotunnuksen skanneria tarkistaaksesi, ovatko SPF-, DKIM- ja DMARC-asetukset kunnossa. Syötä verkkotunnuksesi (esim. yritys.fi), ja saat heti tiedon siitä, onko asetuksissa puutteita. Tämä antaa selkeän lähtökohdan korjausten tekemiseen. 

2. Ole yhteydessä IT-vastaavaan.
Jos yritykselläsi on IT-vastaava, kerro heille skannerin tuloksista ja siitä, että sähköpostisi eivät aina päädy perille. Pyydä heitä tarkistamaan verkkotunnuksesi DNS-asetukset ja varmistamaan, että SPF-, DKIM- ja DMARC-tietueet ovat oikein määritettyjä.

3. Pyydä apua ulkopuoliselta toimijalta.
Jos yritykselläsi ei ole omaa IT-osastoa, ulkopuolinen IT-toimija voi auttaa. He voivat varmistaa asetusten oikeellisuuden ja tehdä tarvittavat muutokset puolestasi.