Mikä on intranet ja miksi yritykset tarvitsee sen?
Intranet on yrityksen sisäinen verkko, joka on suunnattu vain kyseisen yrityksen työntekijöille. Sen tarkoituksena on pääasiassa tehostaa sisäistä viestintää.
Intranet on yrityksen sisäinen verkko, joka on suunnattu vain kyseisen yrityksen työntekijöille. Sen tarkoituksena on pääasiassa tehostaa sisäistä viestintää.
Missäköhän se tiedosto on mistä Minna mainitsi? Nyt ei löydy… Voisikohan Minnalle soittaa? Mistä ihmeestä löydän Minnan yhteistiedot??? Ei saakeli…
Ajoittain saattaa kukakin huomata, että arvokasta työaikaa kuluu etsiessä tietoa, jonka pitäisi olla helposti kaikkien saatavilla. Jostain syystä tieto on kuitenkin haudattu niin syvälle kiven alle, että sillä ei ole edes mahdollisuutta nähdä päivänvaloa.
Jos tämä kuulostaa tutulta, yrityksesi saattaa hyötyä merkittävästi omasta intranetistä. Intranet ei ole vain tekninen sana, jonka IT-osastosi heittelee ilmoille. Intranet on verkkoon keskitetty alusta, joka helpottaa huomattavasti työn sujuvuutta ja laskee stressitasoja. Kuvittele tilanne, jossa kaikki tarvitsemasi tiedot löytyvät nopeasti ja vaivattomasti samasta paikasta –dokumentit, yhteystiedot, uutiset, työkalut jne. Tämä ei ole tilanne jossa kaikkien palasten täytyy loksahtaa kohdalleen sen saavuttamiseksi, vaan täysin saavutettavissa oleva todellisuus, joka voidaan toteuttaa yksinkertaisen intranet-ratkaisun avulla.
Intranet on yrityksen sisäinen verkko, joka toimii suljetulla ja turvallisella alustalla. Se on suunnattu vain oman organisaation työntekijöille, ja sen tarkoitus on tehostaa sisäistä viestintää, tiedon jakamista sekä yhteistyötä. Toisin kuin julkinen internet, intranet on suojattu ulkopuolisilta, ja pääsy siihen vaatii yleensä käyttöoikeudet.
Intranet voi sisältää työkaluja kuten digitaalisia ilmoitustauluja, sosiaalisen median kaltaisia ominaisuuksia, tiedonhallintajärjestelmiä ja muita resursseja, jotka tukevat päivittäistä työskentelyä. Sen avulla yritykset voivat luoda keskitetyn ja helposti navigoitavan ympäristön, jossa työntekijät löytävät nopeasti tarvitsemansa tiedot ja resurssit, kuten manuaalit, ohjeet, yritysuutiset ja henkilöstön yhteystiedot.
Paljonko Intranet maksaa?
Yksi tapa toteuttaa yritykselle intranet on käyttää Microsoft SharePointia, joka on erittäin monipuolinen ja suosittu alusta tähän tarkoitukseen. SharePoint mahdollistaa sen, että kaikki keskeiset toiminnot, kuten dokumenttien hallinta, tiimien välinen kommunikaatio ja projektinhallinta, voidaan keskittää yhteen käyttöliittymään. Tämä tekee siitä ihanteellisen alustan yritysten intranetin toteuttamiseen.
Kun SharePoint intranet on käytössä, sen integroiminen Microsoft Teamsiin on helppoa. Tämä integraatio tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikki SharePointissa hallinnoitu sisältö on suoraan käytettävissä Teamsin kautta. Tämän kaltaisen integraation ansiosta työntekijät todennäköisemmin käyttävät intranettiä osana päivittäisiä askareitaan, koska tämä vähentää tarvetta hyppiä eri alustojen välillä.
Vaikka SharePoint on yksi suosittu alusta intranetin rakentamiseen, on tärkeää tiedostaa, että intranetin voi toteuttaa monilla eri teknologioilla riippuenyrityksen tarpeista ja resursseista. Tavoitteena on aina kuitenkin parantaa työntekijöiden välistä kommunikaatiota ja tehokkuutta, sekä tarjota alusta, jossa tieto on turvallisesti hallittavissa ja helposti saatavilla.
Olisiko intranetistä sinulle hyötyä?
Hyvä! Nyt kun ymmärretään tarkemmin mikä intranet oikein on ja mihin se on tarkoitettu, voidaan alkaa käsittelemään sen tarjoamia etuja. Tässä muutamia keskeisimpiä hyötyjä mitä oma intranet voi tarjota yritykselle.
1. Parannettu sisäinen viestintä
Intranet tarjoaa keskitetyn alustan, jossa työntekijät voivat vaihtaa tietoa/dokumentteja, jakaa uutisia ja päivittää tärkeitä ilmoituksia. Tämä vähentää sähköpostien ylikuormitusta ja varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla yrityksen tapahtumista.
2. Tehokas tiedonhallinta
Intranet mahdollistaa dokumenttien ja muiden resurssien keskitetyn säilytyksen, mikä helpottaa tiedon löytämistä ja hallintaa. Työntekijät voivat helposti päästä käsiksi tarvitsemiinsa materiaaleihin ilman tarvetta kysellä niitä kollegoiltaan tai etsiä niitä turhaan omista kansioistaan. Yrityksen IT-osastokin saattaa säästyä turhilta kysymyksiltä tiedostojen katoiluun liittyen.
3. Yhteistyö tehostuu
Yhteistyöprojektit sujuu paremmin, kun kaikki osapuolet pääsevät käsiksi tarvittavaantietoon ja voivat keskustella ja tehdä muutoksia reaaliaikaisesti. Intranet voi sisältää työkaluja, kuten keskustelufoorumeita ja projektinhallintajärjestelmiä, jotka tukevat tiimityöskentelyä. Teamwork < Dreamwork!
4. Mukautettavuus
Intranet-alustat tarjoaa laajan valikoiman mukautusmahdollisuuksia, joten ne voidaan tehdä uniikisti tukemaan yrityksen erityisiä tarpeita ja prosesseja. Tämä mahdollistaa alustan kasvamisen ja kehittymisen yrityksen mukana.
5. Rahalliset säästöt
Vaikka intranetin käyttöönotto vaatii alussa rahallisen panoksen, se vähentää pitkällä tähtäimellä muita kustannuksia, kuten viestinnän, hallinnon ja jopa tilojen kustannuksia, kun tiedot ovat digitaalisesti kaikkien saatavilla eikä mailien syövereissä.
6. Henkilöstö tykkää
Työntekijöiden arkinen tekeminen parantuu tarjoamalla heille alustan, jossa he voivat jakaa ideoita, antaa palautetta ja osallistua yrityskulttuurin rakentamiseen. Tämä lisää työtyytyväisyyttä ja vahvistaa yrityksen sisäistä yhteisöllisyyttä.
-Jos yrityksesi kamppailee viestinnän pullonkaulojen kanssa, joista seuraa tietokatkoksia ja väärinkäsityksiä.
-Jos dokumenttien ja tärkeiden tietojen jakaminen tai löytäminen on hankalaa.
-Jos siitä on tullut henkilöstöltä kyselyä ja pyyntöjä. Mikäli työntekijät ovat itse ilmaisseet tarvetta paremmalle tavalle hallita hommia ja viestiä sisäisesti, tarve on selkeä.
-Jos yrityksesi suuntaa kohti joustavampia työskentelytapoja, kuten liukuva työaika tai etätyö.
Kuulostaako joku näistä tutulta?
Intranet on erinomainen ratkaisu firmalle erityisesti silloin, kun yritys laajenee ja liiketoiminta kasvaa. Näiden tekijöiden takia organisaatiossa saattaa tapahtua merkittäviä muutoksia, joissa vanhat viestintä- ja hallintatyökalut eivät enää riitä tai sovellu uuteen tilanteeseen. Oma intra on tässä tapauksessa täydellinen vaihtoehto, sillä se auttaa hallitsemaan tätä muutosta ja yhdistämään uudet työntekijät, toimipisteet ja työprosessit tehokkaasti yhteen.
Esimerkiksi, jos yrityksesi käynnistää useita uusia projekteja, intranet tarjoaa alustan, jossa projektiin liittyvä dokumentaatio, viestintä ja aikataulut ovat kaikkien asiaankuuluvien osapuolten saatavilla. Tämä varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet, riippumatta heidän sijainnistaan tai aikavyöhykkeestään, pääsevät käsiksi tarvittaviin resursseihin reaaliajassa ja voivat pysyä ajan tasalla projektin edistymisestä. Vaikka Minna onkin etähommissa ja Tomi toimistolla, työnteko toimii entistä sujuvammin.
1. 87 % pienyrityksistä pitää intranettiä olennaisena liiketoiminnan tukena.
2. 67 % intraneteistä on otettu käyttöön pilvessä.
3. Joka viides työntekijä pitää intranettiä välttämättömänä työkaluna.
4. 51 % organisaatioista tarjoaa portaalit työntekijöiden itsepalveluun.
5. Sosiaaliset intranet-ominaisuudet lisäävät tuottavuutta noin 20–25 %.
6. 85 % intranetin käyttäjistä kertoo sen kyvystä yhteistyöympäristön luomiseen.
7. 56 % johtajista uskoo, että intranetit lisäävät työtyytyväisyyttä.
8. 63 % yirytksistä käyttää intranettiä pääosin sisäisen viestinnän parantamiseen.
9. 74 % intranetin käyttäjistä käyttää intranettiaan päivittäin.
10. Noin 40 % organisaatioista on kokenut työntekijöiden tyytyväisyyden parantumisen intranetin ansiosta.
Tutki lisää dataa täältä
Intranet on siis todellakin enemmän kuin firman sisäinen nettisivu. Se on oleellinen työkalu yritysten arjessa, joka voi parantaa toimintatapoja huomattavasti. Intran ansiosta tieto on nopeasti saatavilla, yhteistyö tiimin jäsenten välillä paranee sekä auttaa kaikkia olemaan tekemässä yrityskulttuuria. Erityisesti kasvaville yrityksille, jotka navigoivat muutosten läpi, intranet tuo kaivattua järjestystä ja tehokkuutta. Satsaus intranetiin ei ole pelkästään käytännön parannus arkeen, vaan se on investointi, joka todennäköisesti maksaa itsensä takaisin tavalla tai toisella.
Keskustelu on aina ilmaista, joten kannattaa käyttää se hyväksi! Varaa huoletta mun kalenterista aika ja jutellaan intranetistä, se ei sido mihinkään!
Varaa tapaaminen (30min)
Juhani Aro, Co-Founder
