Jos IT alkaa olemaan bisneksen kasvun este, on korkea aika tehdä asialle jotain. Käydään seuraavaksi läpi viisi merkkiä, jotka kertovat onko yrityksen aika ulkoistaa IT, vai vieläkö kannattaa jatkaa vanhalla tavalla?
Tuntuuko ikinä siltä, että teknologian kanssa temppuilu vie enemmän aikaa kuin omat työtehtävät? Jos tietokoneen fixausrutiinit ja ainaiset taistelut ohjelmistoja vastaan alkavat tuntua työltä itsessään, on ollut hyvä aika harkita iiteen ulkoistamista noin 1,5 vuotta sitten.
Tässä blogissa käymme läpi viisi merkkiä, jotka viittaavat siihen, että on aika harkita IT-toimintojen ulkoistamista. Ehkä IT-tiimisi käyttää kaiken ajastaan tulipalojen sammuttamiseen eikä ehdi keskittyä kehittävään työhön. Tai kenties teillä ei ole omaa IT-tiimiä, jolloin kaikki vastuu on työntekijöillä itsellään.
Maksetaanko henkilöstölle IT-ongelmien ratkaisemisesta vai jostain muusta?
Onko tuttua, kun työkone jumittaa ja jostain lentää ärräpäitä? Jos teillä pyörii päivittäin "miks tää ei toimi" -mantra, olet löytänyt ensimmäisen merkin ulkoisen IT-tuen tarpeelle.
Yksi yleisimmistä syistä ulkoistaa IT-tuki, on jatkuva teknisen tuen tarve. Tämä tarve ilmenee usein toistuvina, päivittäisinä ongelmina, jotka vaativat teknistä interventiota – oli kyseessä sitten ohjelmistojen kaatumiset, laitteistoviat tai selittämättömät bittimysteerit. Tyypillisesti yritykset huomaavat, että pienetkin tekniset haasteet vievät yllättävän paljon aikaa ratkaista, varsinkin jos sisäinen osaaminen ei ole riittävällä tasolla. Esimerkiksi, työntekijät saattavat kohdata säännöllisiä ongelmia sähköpostin, koneiden hidastelun tai erilaisten ohjelmistojen kanssa, jotka vaativat jatkuvaa tukea.
Pikkujuttuja selvitellessä voi yhtäkkiä huomata, että ”Oho, tähänhän on mennyt jo tunti”. – Ongelmat voi tosissaan syödä aikaa ja energiaa, mitä voisi käyttää vaikka uusien asiakkaiden hankkimiseen tai myynnin kasvattamiseen. Kun tietokoneet eivät toimi, hommat seisovat. Ja kun hommat seisovat, rahaa palaa. Forbes puki tämän yhdeksi lauseeksi näin ”Ulkoistamista kannattaa harkita, kun teknologiaongelmat alkavat vaikuttaa liiketoiminnan sujuvuuteen.”
Yksi näkökulma, jota IT-ulkoistusta vastustavat päättäjät ei aina tule ajatelleeksi, on laadukkaan IT-tuen vaikutus yrityksen sisäiseen ilmapiiriin. Jatkuva tyytymättömyys ja turhautuminen teknisiin ongelmiin aiheuttaa stressiä ja jopa johtaa avainhenkilöiden vaihtuvuuteen, jos tilanne ei parane. Ulkoistamalla IT-palvelut, yritykset voivat mahdollisesti parantaa työympäristön laatua ja työntekijöiden tyytyväisyyttä, mikä puolestaan voi vähentää henkilöstön vaihtuvuutta ja lisätä tuottavuutta.
Onko teidän firmassa tietoturva kunnossa 100% varmuudella?
Tietoturvastressi voi aiheuttaa yöunia vievää stressiä missä tahansa yrityksessä. Eräs keskeinen huolenaihe on epävarmuus siitä, onko yrityksen tietoturva todella ajan tasalla. Monet yritykset eivät täysin ymmärrä, millä tasolla heidän tietoturvansa oikeasti on, mikä luo jatkuvaa epävarmuutta.
Tietoturvamurto sattuessaan ei olekaan enää yhtä kevyt harmin aihe, kun tuntia lyhyemmät yöunet stressin takia. Pahimmassa tapauksessa, jos tietoturvamurto tapahtuu, yritys saattaa joutua pysäyttämään toimintansa kuukausiksi selvitelläkseen vahinkoja, mikä voi aiheuttaa merkittäviä taloudellisia- ja mainehaittoja. Lisäksi, jos asiakkaiden henkilökohtaiset tiedot vuotavat, yritys voi menettää luottamuksen lisäksi myös asiakkaita, jotka eivät enää pidä yritystä turvallisena.
Lisäksi yrityksen tietoturvaan liittyy usein sekä laillisia että sisäisiä paineita. Lainsäädäntö saattaa vaatia tiettyjä turvatoimia, ja sisäisesti paine kasvaa, kun yrityksen omistajat ja sidosryhmät vaativat varmistuksia siitä, että asiakkaiden tiedot ovat suojattu, eikä päädy levitykseen pitkin dark webin pimeitä polkuja. Tämä luo jatkuvan tarpeen yrityksen tietoturvan päivittämiselle ja IT-ympäristön jatkuvalle parantamiselle.
Näissä tilanteissa ulkoistettu IT-tukipalvelu tarjoaa ratkaisevaa apua. Ulkoistamalla tietoturvan hallinnan asiantuntijoille, yritykset voivat varmistaa, että niiden tietoturvaratkaisut ovat paitsi ajan tasalla, myös tehty vastaamaan erityistarpeita ja lainsäädännöllisiä vaatimuksia. Tämä voi vähentää huomattavasti stressiä ja antaa firman isoille kihoille mielenrauhan, tietäen että heidän omat ja asiakkaidensa tiedot ovat suojattuja. Pitää kuitenkin muistaa, että IT-palveluntarjoajien välilläkin on eroja niin osaamisessa kuin työn laadussakin.
Vaikka vuosi on jo 2024, tietoturvamurrot eivät ole kadonneet mihinkään.
Ei ole uusi asia bisnesmaailmassa, että budjetit ylittyy suuntaan jos toiseenkin. IT-budjetti ei suinkaan ole poikkeus. Aina luotetaan siihen, että IT-infrastruktuuri toimisi edes yhden kvartaalin ajan kuten pitää, mutta näin ei todellisuudessa ikinä käy. Sama kun autosta korjaa jonkun vian, ja sillä pitäisi pystyä ajamaan seuraavat 10 000 kilometria huoletta – Niinpä niin….
Todellisuudessa IT-kustannukset kasvavat jatkuvasti ja odottamattomat menot ovat enemmän sääntö kuin poikkeus. Laitteistojen uusimiset, ohjelmistopäivitykset, tietoturvatoimenpiteet ja yllättävät tekniset viat voivat kaikki tuoda mukanaan lisäkustannuksia, joita ei ole osattu budjetoida etukäteen. Tämä tekee IT-budjetoinnista erityisen haastavaa ja usein yrityksille kalliimpaa, kuin on alun perin suunniteltu.
Nykyään kaikissa yrityksissä IT-ympäristön toiminnan takaaminen on kuitenkin pakollinen menoerä, jota ei voi sivuuttaa. IT-järjestelmät ovat liiketoiminnan selkäranka, ja niiden toimivuus on kriittistä yrityksen päivittäiselle toiminnalle. Ongelmana on, että sisäisesti hoidettuna IT-kulut voivat olla hyvin ennakoimattomia ja hallitsemattomia.
Tässä kohtaa IT:n ulkoistaminen astuu kuvaan. Useilla IT-firmoilla on tarjolla kiinteähintaisia sopimuksia, jotka kattavat kaikki tarvittavat palvelut ja ylläpidon. Tämä tekee kustannuksista ennakoitavampia ja mahdollistaa paremman budjetoinnin ja taloudellisen suunnittelun. Lisäksi, IT-palveluntarjoajat voivat myös kilpailuttaa jo olemassa olevat epäselvät sopimukset kiinteähintaisiksi sopimuksiksi ja jopa samalla parantaa sopimusehtoja, mikä yksinkertaisesti auttaa rahan säästämisessä ja koko toiminnan selkeyttämisessä.
Vaikka IT-tukipalvelut luonnollisesti maksavat rahaa, ne voivat auttaa säästämään sitä jo ensimmäisestä kuukaudesta lähtien. Kiinteähintaiset sopimukset ja ulkoistamisen tuoma asiantuntemus, ongelmien ratkaisunopeus ja ympäristön kehitys vähentävät yllättäviä kuluja ja parantavat toimintojen tehokkuutta, mikä näkyy suoraan säästöinä firman pankkitilillä.
Katso tästä miten yritykset voivat säästää IT-kuluissa
Kun yritys on pieni ja työntekijöiden määrän voi laskea yhden käden sormilla, IT-hommat ovat yleensä hallinnassa ja ongelmatkin vähäisempiä. Aluksi saattoi riittää, että joku toimistolla "vähän tietokoneista ymmärtävä" hoiti tekniset asiat muiden töiden ohella. Pienessä firmassa teknologiaa ei ole paljon ja se on aika suoraviivaista, joten IT-ongelmat eivät juuri syö työaikaa tai aiheuta harmaita hiuksia.
Muutoksen alkaa huomata, kun firma alkaa kasvaa ja tilanne muuttuu nopeasti. Työntekijöitä tulee lisää, ja samalla lisääntyy myös käytössä olevien laitteiden, ohjelmistojen ja järjestelmien määrä. Tämä tarkoittaa enemmän monimutkaisuutta ja uusia haasteita IT-puolella. Enää ei riitä, että yksi tyyppi hoitaa kaiken muun ohessa. Tarvitaan erityistä osaamista ja enemmän resursseja. (Firman kasvu on kuitenkin positiivinen ongelma)
Kun työporukka kasvaa, myös IT-ongelmien määrä ja niistä aiheutuvat haitat. Järjestelmien pitää toimia saumattomasti, yrityksen tietoturvan on oltava kunnossa ja kaikkien laitteiden pitää pelata moitteettomasti. Uusien työntekijöiden lisääntyessä käyttäjähallinta muuttuu työläämmäksi, ja yhtäkkiä huomataankin, että nykyiset järjestelmät eivät enää skaalautuakaan niin helposti kuin ennen. Uudet työntekijät haluaa käyttää Macceja mutta mutta vanha "IT- vastaaava" ei osaa auttaa niihin ilmentyvien ongelmien kanssa.
Tässä vaiheessa moni yritys huomaa, että omat resurssit eivät enää riitä vastaamaan kasvaviin IT-tarpeisiin. Pienessä firmassa kaikki tunsivat toisensa ja ongelmat ratkesivat nopeasti, mutta nyt viestintäketjut pitenevät ja päätöksenteko hidastuu. IT-asiat vievät yhä enemmän aikaa ja energiaa. Tämä aika on pois yrityksen ydintehtävistä ja kasvun vauhdittamisesta. On selvää, että kasvun myötä IT-ympäristön hallinta vaatii uudenlaista lähestymistapaa ja resursseja. Tämä on yksi merkki siitä, että on aika harkita IT-ulkoistamista.
Miten IT-ympäristö voi vanheta? Eihän se ole elävä asia? - Ei mutta elämä onkin epäreilua...
Ajan kuluessa IT-ympäristöt vanhenee jos niitä ei päivitä, ja tällöin ne alkaa aiheuttamaan ongelmia arjessa. Pikkuhiljaa rakennettu kokonaisuus, jota IT-ympäristöksi kutsutaan alkaa pikkuhiljaa jäädä kehityksestä jälkeen. Tämä voi ilmetä esimerkiksi hidastuvina tietokoneina, vanhentuneina tietoturvajärjestelminä tai yhteensopimittomina ohjelmistoina ja laitteina. Työntekijät valittaa, kun vanha teknologia ei enää vastaa heidän tarpeitaan, tai toimi yhtä hyvin kuin ennen.
IT-ympäristön vanheneminen ei pelkästään hidasta työntekoa, vaan voi myös aiheuttaa vakavia tietoturvariskejä ja katkoksia liiketoiminnassa. Vanhojen järjestelmien ylläpito ja korjaaminen tulee yhä kalliimmaksi ja aikaa vievämmäksi. Tämä johtuu siitä, että lähes aina järjestelmät on rakennettu pala palalta ja kikkaillen saatu yhteensopivaksi.
Vanhentunut IT-infrastruktuuri on riski yrityksen tietoturvalle.
Välilllä olisi hyvä kartoittaa IT-infrastruktuurin nykytila perinpohjin.
Tässä kohtaa IT-ulkoistaminen voi olla ratkaiseva apu. Jotkin IT-ulkoistuspalvelujen sopimukset sisältävät järjestelmien jatkuvan kehittämisen ja ylläpidon, jotkut taas laskuttavat siitä erikseen. Ulkoistettu IT-palveluntarjoaja huolehtii siitä, että yrityksen teknologiaratkaisut pysyvät ajan tasalla ja vastaavat liiketoiminnan kasvaviin tarpeisiin. Tämä ennakoiva lähestymistapa auttaa ehkäisemään ongelmia ennen, kuin ne eskaloituvat ja aiheuttavat merkittäviä häiriöitä.
Järjestelmien jatkuva kehittäminen tuo mukanaan useita etuja. Ensinnäkin se varmistaa, että käytössä olevat laitteet ja ohjelmistot ovat aina ajantasaisia ja yhteensopivia keskenään. Toiseksi, se parantaa tietoturvaa ja vähentää riskiä tietomurroista tai muista kyberuhista.
IT-ympäristön vanheneminen on luonnollinen osa yrityksen elinkaarta, mutta sen aiheuttamat haasteet voidaan minimoida ulkoisen avun avulla. Näin yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja varmistaa, että teknologia toimii liiketoiminnan tukena eikä hidasteena.
IT kannattaa ulkoistaa, jos siitä on tulossa bisneksen kasvun este. Kun teknologian hallinta alkaa syödä liikaa aikaa ja energiaa, jotka voisi käyttää liiketoiminnan kehittämiseen, IT:n ulkoistaminen on viisas ratkaisu.
Keskustelu on aina ilmaista, joten kannattaa käyttää se hyväksi! Varaa huoletta mun kalenterista aika ja jutellaan iiteestä, se ei sido mihinkään!
Varaa tapaaminen (30min)
Juhani Aro, Co-Founder
