7 Askelta Microsoft 365 Copilotin käyttöönottoon
Tässä vaiheet alusta loppuun siihen miten firmallesi saadaan valjastettua Microsoft 365 Copilot tekoäly käyttöön. - Tuota on päästävä kokeilemaan!
Tässä vaiheet alusta loppuun siihen miten firmallesi saadaan valjastettua Microsoft 365 Copilot tekoäly käyttöön. - Tuota on päästävä kokeilemaan!
Tekoäly aiheena saattaa monille tuntua ylitsepääsemättömältä ja hankalalta aiheelta ymmärtää, mutta samalla jostain löytyy se pieni kipinä, joka sanoo ”Tuota on päästävä kokeilemaan”. Siispä kasasimme 7 askeleen listan miten Microsoft 365 tekoälyavustajan käyttöönotto tapahtuu. Alusta loppuun, ideasta aina siihen asti, kun jokainen firman työntekijä voi hyödyntää Copilot-tekoälyavustajaa omassa työssään. Jos et vielä ole oikein perillä siitä mikä on Microsoft 365 Copilot katso tämä!
1. Tarpeen arviointi
2. Tiedon keruu
3. Testaaminen
4. Valmistelu
5. Lisenssien hankinta
6. Koulutukset
7. Kovaa käyttöä!
TLDR: Mieti tarvitsetko - hanki lisenssit - kovaa ajoa!
Onko Copilot teidän juttu?
Ennen kun syöksytään suin päin Microsoft 365 Copilotin maailmaan, on ensiarvoisen tärkeää pysähtyä hetkeksi ja arvioida yrityksesi todelliset tarpeet. Tarvitseeko firmasi oikeasti tekoälyä toimintoihin? Kuitenkin, jos firmassasi käytetään runsaasti Microsoftin sovelluksia, kuten vaikka Exceliä tai Outlookia, Copilot voi tarjota merkittävää lisäarvoa.
Aloita arviointiprosessi kartoittamalla, mitkä ovat ne työtehtävät ja prosessit, jotka vievät eniten aikaa, tai joissa koetaan eniten haasteita. Onko työntekijöilläsi tarvetta nopeuttaa sähköpostien kirjoittamista, helpottaa datan tulkintaa tai parantaa dokumenttien laadintaprosesseja? Copilot on suunniteltu juuri tämänkaltaisten arjen haasteiden voittamiseen. Muista myös miettiä sitä ketkä Copilottia tulisi käyttämään. Vaikka et itse tarvitse sitä, se ei tarkoita etteikö joku muu tarvitsisi.
On tärkeää myös pohtia, miten Copilotin käyttöönotto vaikuttaisi organisaatiosi työskentelytapoihin. Voisiko se vapauttaa työntekijöidesi aikaa luovempaan ja strategisempaan työhön? Jos vastaus on kyllä, saatat olla oikeilla jäljillä…
Muista, että turhia lisenssejä ei kannata hankkia. Siksi tarpeen arviointi on ensimmäinen vaihe tekoälymaailmaan hyppäämisprosessissa. Nyt sinulla tulisi olla selkeä kuva siitä, miten ja missä Copilot voisi tehostaa organisaatiosi Microsoft-sovellusten käyttöä. Tämä tieto auttaa sinua tekemään perustellun päätöksen Copilotin käyttöönotosta, varmistaen, että Copilotista on oikeasti hyötyä!
Okei, tarve tekoälylle on havaittu mutta mihin kaikkeen Copilot oikeasti pystyy? Nyt on aika syventää ymmärrystä. Hyvä ensiaskel on aloittaa googlaamalla. Miten muut yritykset tai yksittäiset työntekijät ovat hyötyneet siitä? Mihin ihmiset käyttävät sitä? Parhaiten oppii katsomalla muilta mallia ja kuuntelemalla heidän ohjeitaan.
YouTube on toinen loistava lähde, josta löytyy runsaasti demoja ja käyttökokemuksia. Videot voivat näyttää, miten Copilot integroituu Microsoft 365-sovellusten kanssa ja miten se voi tehostaa erilaisia työprosesseja. Etsikää videoita, joissa näytetään konkreettisia esimerkkejä Copilotin käytöstä, kuten sähköpostien automatisoinnista Outlookissa tai datan analysoinnista Excelissä. Tämä antaa käsityksen siitä, miten monipuolisesti Copilottia voidaan hyödyntää. Microsoftin kanavalta löytyy videoita mutta on myös hyvä kurkata pintaa syvemmälle.
Muista, että tiedonkeruuvaiheessa tavoitteenne on kerätä mahdollisimman paljon relevanttia tietoa, joka auttaa tekemään perustellun päätöksen Copilotin käyttöönotosta. Käytä hyväksesi eri lähteitä ja ole utelias – mitä enemmän tiedät, sitä paremmin voit arvioida, miten Copilot voi auttaa tehostamaan työskentelyä.
Tästä pääset katsomaan miten Copilot auttaa Wordin, Excelin, PowerPointin ja Outlookin kanssa.
Positiivisen palautteen perusteella on helppo tehdä päätös hankinnasta!
Ennen kuin Copilot otetaan käyttöön koko firmalle, kannattaa sitä testata aluksi muutamalla halukkaalla. Tämä "testiajo" antaa arvokasta tietoa siitä, miten Copilot soveltuu erilaisiin työtehtäviin ja miten se integroituu nykyisiin työskentelytapoihin. Valitkaa testaajiksi työntekijöitä eri osastoilta, jotka käyttävät säännöllisesti Microsoftin sovelluksia.
Mitä testiryhmän kannattaa tehdä? Testaajien tehtävänä on käyttää Copilotia aktiivisesti osana päivittäisiä työrutiinejaan ja raportoida kokemuksistaan. Rohkaiskaa heitä testaamaan kaikkia Copilotin eri toimintoja, kuten sähköpostiviestien luonnostelua, datan analysointia Excelissä tai asiakirjojen automaattista täydennystä Wordissa. Pyytäkää heitä erityisesti kiinnittämään huomiota siihen, miten Copilot tehostaa työskentelyä, säästää aikaa tai ratkaisee aiemmin haasteellisia tehtäviä.
5 testaamisen arvioista ominaisuutta copiltilla
Kun testausvaihe on näyttänyt vihreää valoa Copilotin käyttöönotolle, on aika painaa kaasua ja katsoa, että kaikki on valmiina sujuvalle käyttöönotolle. Tämä tarkoittaa, että jokaisella työntekijällä, jolle Copilot tulee, on oltava tarvittavat Microsoft365 -lisenssit. Copilot on saatavilla pk-yrityksille, joilla on joko Microsoft 365 Business Premium- tai Business Standard -tilaus. Varmistakaa, että yrityksenne tilaus kattaa tarvittavat palvelutasot ja että kaikilla tulevilla käyttäjillä on asianmukaiset käyttöoikeudet.
Teknisen ympäristön on oltava valmis tukemaan Copilotin käyttöönottoa. Tämä tarkoittaa, että kaikkien käyttäjien Microsoft 365 -sovellukset ovat ajan tasalla ja että IT-tukenne on valmistautunut auttamaan työntekijöitä mahdollisissa teknisissä ongelmissa. Saattaa olla hyödyllistä järjestää tekninen katselmus ja varmistaa, että IT-tiimillänne on tarvittavat resurssit ja tietämys Copilotin käytön tukemiseen.
Nyt kaiken pitäisi olla valmista mutta jotain puuttuu… - No lisenssit tietty! Microsoft 365 Copilot -lisenssejä voi hankkia suoraan Microsoftilta tai Microsoftin valtuuttamilta kumppaneilta. Kumppanit tarjoavat usein lisäarvoa, kuten henkilökohtaista palvelua ja käyttöönottoon liittyvää tukea.
Esimerkiksi me Simplified it:llä tarjoamme lisenssien lisäksi kartoitusta, jossa selvitetään tarkemmin organisaationne tarpeet ja miten Copilot voi parhaiten tukea liiketoimintaanne. Tämän kartoituksen avulla varmistamme, että saatte juuri oikean määrän lisenssejä - ei liikaa eikä liian vähän. Lisäksi voimme auttaa Copilotin käyttöönotossa, varmistaa, että kaikki asetukset ovat kohdillaan ja tarjota koulutusta työntekijöillenne. Kysy lisää tästä!
Nyt tarvittavat lisenssit on hankittu oikeaan tarpeeseen. Jotta täysi potentiaali Copilotista voidaan avata, ihmisten pitää myös osata käyttää sitä. Koulutukset on tässä keskeisessä roolissa, sillä se varmistaa, että kaikki työntekijät ymmärtävät, miten Copilot toimii ja miten he voivat hyödyntää sitä omassa työssään.
Hyödyntäkää monipuolisia koulutusmetodeja, kuten työpajoja ja video-opastuksia. Työpajat voivat tarjota käytännönläheistä opetusta pienemmille ryhmille, kun taas videot mahdollistavat laajemman yleisön tavoittamisen. Älkää unohtako sisällyttää koulutukseen myös hands-on harjoituksia, jotka auttavat työntekijöitä hyödyntämään oppimaansa ja soveltamaan sitä käytännön työtehtävissä.
Huomioi koulutuksissa promptit eli komennot!
Nyt ei muuta kuin kovaa käyttöä! Käykää rohkeasti kokeilemassa, testatkaa eri toimintoja ja katsokaa, miten se voi tehdä päivästänne tehokkaamman. Alkuun pääseminen voi vaatia pientä sopeutumista, mutta pian kyllä huomaa, miten tekoäly helpottaa ja nopeuttaa työskentelyä.
Pitäkää silmällä, miten asiat sujuvat, ja antakaa neuvoja toisillenne firman sisällä. Jos joku työntekijä keksii hyvän hyödyntämistavan, tieto pitää saada välitettyä kaikille!
Varaa huoletta mun kalenterista aika, niin katsotaan olisiko Copilot lisensseistä teille hyötyä. Voidaan myös katsoa volyymilisenssejen hintoja.
Varaa tapaaminen (30min)
Juhani Aro, Co-Founder
